個人情報を含む書類の所在不明事案の発生について

個人情報を含む書類の所在不明事案の発生について

　佐賀県中小事業者応援金相談センター（以下「応援金相談センター」という。）宛てに郵送された個人情報を含む応援金の申請に係る書類が、所在不明となる事案が発生しました。

　事案の概要は下記のとおりです。これまでに、関係者への連絡及び必要な対応は終えており、今後、同様の事案が発生しないよう、再発防止に努めてまいります。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

1 事案の概要

（1）経緯及び対応

　令和4年12月5日から令和5年2月6日まで受付を行った「佐賀県中小事業者物価高騰対応応援金」において、申請者から郵送で提出された申請書類（1名分）が、県からの受託事業者（東武トップツアーズ株式会社佐賀支店、株式会社エンターアイ）が運営する応援金相談センターで受付しておらず書類の所在が不明となっていることが、申請者からの問い合わせの電話で判明。

　他の書類に紛れていないか応援金相談センター内を捜索したが、書類の発見には至らなかった。

　申請者に対しては、電話で捜索状況を説明し、改めて書類を提出してもらい、応援金の受付・交付を行った。

　　○郵送日 令和4年12月15日（木曜日）

　　○覚知日 令和5年3月6日（月曜日）

（2）所在不明となっている書類（1名分）

　　〇交付申請書兼振込先口座申出書

　　〇添付資料（誓約書、通帳の写し、運転免許証の写し、確定申告書の写し）

2 再発防止策

　申請方法については、オンラインでの手続きを勧めることとし、郵送の場合は受領確認ができるもの（簡易書留等）に限定して提出するよう御案内します。

　また、所在不明の原因については、誤って廃棄した可能性もあることから、受託事業者に対して、受領した書類を適切に管理するよう改めて注意喚起を行うとともに、十分な作業スペースや人員体制を確保するよう指示します。