個人情報を含む通知書の誤送付事案について

個人情報を含む通知書の誤送付事案について

　本校において、奨学給付金結果通知書等を申請者あてに送付する際に、申請者間における、個人情報を含む通知書の誤送付事案が発生しました。

　事案の覚知後、全ての申請者に連絡し、送付物全てを回収いたしました。申請をされました保護者及び生徒の皆様に多大な御心配と御迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

　このような事案が発生したことを重く受け止め、再発防止に努めてまいります。

記

1　事案の概要

　令和8年10月1日（木曜日）に、申請者から、本校から郵送した奨学給付金結果通知書等において、別の者の奨学給付金結果通知書も同封されている旨の連絡がありました。

　連絡を受け、速やかに全申請者へ連絡し、送付物全てを回収しました。

　確認した結果、2件の誤送付が発生していたことが判明しました。

2　発生の原因

　発送作業における、送付物の中身の確認及び宛名封筒との突合確認を怠ったことが原因です。

3　事案覚知後の対応

　10月1日（木曜日）、申請者から連絡をいただいたあと、速やかに送付物の回収を行う旨のメールを配信しました。県教育委員会にも報告を行いました。

　10月2日（金曜日）、発送物の回収と電話による確認を行い、該当者へ今回の事案についての説明と、謝罪を行いました。

　10月5日（月曜日）、全申請者あてに御詫びの文書と奨学給付金決定通知書を再発送しました。

4　再発防止について

　今回の事案を受けて、今後、全ての発送作業において、中身や宛先に誤りがないのか、読み合わせなどダブルチェックを行うことを徹底いたします。

　また、「佐賀県情報セキュリティ基本方針」や、「佐賀県情報セキュリティ対策基準」、「学校における個人情報保護・情報セキュリティガイドライン」等に基づき個人情報を適切に取り扱うよう周知・徹底を行います。